इलेक्ट्रॉनिक डाटा इंटरचेंज

इलेक्ट्रॉनिक डाटा इन्टरचेन्ज (EDI) नेटवर्क से विभिन्न कम्पनियों के मध्य डाटा को हस्तांतरण होता है यह अलग-अलग कम्प्यूटर सिस्टम अथवा कम्प्यूटर नेटवर्क के बीच डाटा हस्तांतरण की एक विधि होती है। इसका प्रयोग प्रायः ई. कामर्श प्रयोजनों जैसे पेमरहाउस को आदेश भेजने अथवा उनके आदेश को ट्रैक करने के लिए प्रयोग किया जाता है।

इलेक्ट्रॉनिक डाटा इन्टरचेन्ज सूचनाओं फाइलों एवं प्रपत्रों के कम्पनियों द्वारा प्रयोग करने के लिए एक साफ्टवेयर का सिस्टम होता है। इलेक्ट्रॉनिक डाटा इन्टरमेन्स ने फैक्स मशीन एवं मेलिंग लिस्ट को प्रतिस्थापित किया है। इलेक्ट्रॉनिक डाटा इन्टरवेन्ज डाटा को कम एवं व्यय विभाजित करता है।

वर्ष 1996 में नेशनल इंस्टीट्यूट ऑफ स्टेण्डस एण्ड टेक्नोलॉजी इलेक्ट्रॉनिक डाटा इन्टर को इस प्रकार परिभाषित किया है- इलेक्ट्रॉनिक डाटा इन्टरचेन्ज कठोरतापूर्वक फॉर्मेट किए हुए संदेशों का कम्प्यूटर-दर- कम्प्यूटर अन्तरपरिवर्तन होता है जो मौद्रिक विलेखों के अलावा प्रपत्रों का प्रतिनिधित्व करता है।

इलेक्ट्रॉनिक डाटा इन्टरचेन्ज व्यवसायी भागीदारों के मध्य प्रमाप इलेक्ट्रॉनिक फार्मेट में व्यावसायिक प्रपत्रों का कम्प्यूटर-दर-कम्प्यूटर विनिमय होता है। व्यावसायिक प्रपत्र के कागज आधारित विनिमय से हटकर व्यवसाय में कई लाभ जैसे कम लागत, बढ़ी हुई प्रोसेसिंग गति, त्रुटियों में कमी एवं व्यावसायिक भागीदारों के साथ अच्छे सम्बन्ध का लाभ प्राप्त करता है। परिभाषा में प्रत्येक पद महत्वपूर्ण होता है।

कम्प्यूटर-दर-कम्प्यूटर इलेक्ट्रॉनिक डाटा इन्टरचेन्ज डाक मेल, फैक्स एवं ईमेल का प्रतिस्थापन करता है। यद्यपि ईमेल भी एक इलेक्ट्रानिक उपागम है, ईमेल से विनिमय किए गए डाक्यूमेन्ट को कम्प्यूटर की बजाय व्यक्तियों द्वारा संचालित किया जाना चाहिए। लोगों के शामिल होने के कारण प्रपत्रों की प्रोसेसिंग धीमी होती है तथा गलतियाँ बढ़ती है। इसके अलावा प्रपत्र प्रापक के कम्प्यूटर पर उचित अनुप्रयोग के लिए सीधे प्रवाह कर सकती है। मानवीय प्रक्रिया का उदाहरण निम्नवत् प्रकार का होता है जिसमे अत्यधिक कागजी कार्य एवं व्यक्ति सम्मिलित होते हैं।

कुछ इलेक्ट्रॉनिक डाटा इंटरचेंज प्रमाप

कुछ मुख्य इलेक्ट्रॉनिक डाटा इंटरचेंज निम्नलिखित हैं-

• यू एन द्वारा मान्य UN/EDIFACT एकमात्र अन्तर्राष्ट्रीय प्रमाप है। तथा उत्तर अमेरिका के बाहर प्रभाव रखता है।
• यू. एस मानक ANSI ASC X12 (X12) उत्तर अमेरिका में प्रभावपूर्ण है।
• ANA (Article Numbering Association जिसे अब GS1 के रूप में जाना जाता है ) यू के फुटकर उद्योग में प्रभावपूर्ण है।
• ODETTE प्रमाण यूरोपीय आटोमोटिव उद्योग में प्रयुक्त होता है।
• VDA प्रमाप मुख्यतया जर्मनी में यूरोपीय आटोमोटिव उद्योग में प्रयुक्त होता है।

इलेक्ट्रॉनिक डाटा इन्टरवेन्ज की कार्य प्रणाली

आधारभूत प्रक्रिया इस प्रकार है उपयोगकर्ता आदेश (अर्थात् प्रपन) देता है। आदेश एक इन्टरफेस प्रोग्राम के माध्यम से चलता है। एप्लीकेशन आदेश का सम्पादन करता है तथा इसे म इलेक्ट्रॉनिक डाटा इन्टरवेन्ज फाइलों के पास भेजता है। क्रय आदेश को इलेक्ट्रॉनिक डाटा इन्टरन प्रमाप फॉर्मेट में बदल जाता है। आदेश का विश्लेषण करने के लिए प्रापक सिस्टम को अनुमति देकर ट्रांसलेशन प्रोग्राम कई प्रोग्रामों के साथ कार्य कर सकता है। मोडम मूल्य संवादित नेटवर्क के माध्यम से आदेश प्रेषित करता है। इलेक्ट्रॉनिक डाटा इन्टरचेन्ज फार्मेट से इसे प्रेषक के मूल फॉर्मेट में पुनः बदला जा सकता है।

इलेक्ट्रॉनिक डाटा इन्टरचेन्ज के लाभ

जी. एस. 1 यू के द्वारा किए गए शोध के अनुसार पसारी क्षेत्र इलेक्ट्रॉनिक डाटा इन्टरवेन्न का उपयोग करके प्रतिवर्ष 2650 मिलियन बचाता है। शोध यह भी सुझाव देता है कि पंसारी क्षेत्र एकल व्यावसायिक प्रपत्र एडवांस शिप नोटिस के स्वचालन से प्रतिवर्ष अतिरिक्त 2200 मिलियन बचाता है। वित्तीय रूप से व्यापारिक भागीदारों को इलेक्ट्रॉनिक डाटा इन्टरचेन्ज के क्रियान्वयन से बहुत से लाभ होते हैं।

1. लागत में बचत (Cost Savings) – शोध से यह पता चला है कि इलेक्ट्रॉनिक डाटा इन्टरचेन्ज लागतें इसके कागज आधारित समतुल्यों का एक तिहाई आती है :
   • एक रिपोर्ट ने लागतों में 70 गुनी कमी बतायी है। एक बड़ी अमेरिकन कम्पनी की रिपोर्ट कहती है कि इसकी आदेश प्रोसेसिंग लागतें इलेक्ट्रॉनिक डाटा इन्टरचेन्ज का उपयोग करने से $ 38 प्रति आदेश से घटकर $ 1.35 प्रति आदेश रह गयी है।
   • ईयू ने रिपोर्ट में कहा है कि इलैक्ट्रॉनिक बीजकों की प्रक्रिया में 10 मिनट कम होने से प्रति वर्ष 120 यूरो प्रति बीजक बचत होती है।
   • जी एस 1 यूके ने पाया है कि पसारी प्रत्येक इलैक्ट्रॉनिक आदेश पर £ 14 की बचत करते हैं।
2. गति एवं परिशुद्धता – ऐसे लेनदेन जिनमें कागज द्वारा काम करने पर 5 दिन का समय लगता है उन्हें इलेक्ट्रॉनिक डाटा इन्टरचेन्ज का उपयोग करके एक घण्टे में पूर्ण किया जा सकता है। एक अमेरिकी ऑटोमेटिव कॉर्पोरेशन ने 70% तक मुख्य चक्र समय को घटावा है। उसने 30 दिन का समय लगाने वाली प्रक्रिया को 24 घण्टे में किया है। एक प्रमुख फुटकर विक्रेता ने 24 दिन का समय लगाने वाली आदेश चक्र प्रक्रिया को 6 दिनों में पूरा कर दिया इसमें 75% तक समय तक बचत हुई। शोध ने प्रदर्शित किया है कि इलेक्ट्रॉनिक डाटा इन्टरचेंज ग्राहकों को 30% अधिक तेजी से परिणाम दिया है।
3. व्यावसायिक कार्यक्षमता – कागज आधारित कार्य का स्वचालन होने से स्टाफ उच्च महत्व वाले कार्यों पर ध्यान लगा सकता है। इसमें टूल अधिक उत्पादक बनते हैं। शोध की रिपोर्ट से पता चलता है कि इलेक्ट्रॉनिक डाटा इन्टरचेन्ज का उपयोग किए जाने से मानवीय संसाधन में 50% तक की बचत होती है। क्रेताओं को बेहतर भुगतान की शर्तें एवं छूटे प्राप्त हो सकती है। विक्रताओं को सुधरे हुए रोकड प्रवाह घंटे हुए आदेश नकदीकरण चक्र में कमी आती है। आदेश प्रक्रियाएँ एवं सुपुर्दगी समय में कमी होने से संगठन का स्कन्ध स्तर घटता है। इसमें लगभग 10% कमी आती है।
4. रणनीतिक व्यावसायिक स्तर – यह लेनदेन प्रस्थिति में वास्तविक समय दृश्यता में सक्षम बनाता है। यह तीव्र निर्णयन तथा बाजार माँग के प्रति उत्तरदायित्व में सक्षम बनाता है तथा व्यवसाय की आपूर्ति संचालित व्यवसाय के बजाय माग संचालित मॉडल अपनाने की अनुमति देता है।
   • यह नये उत्पाद उन्नयन एवं नये-नये उत्पाद की सुपुर्दगी में लगने वाले समय को कम करता है।
   • यह नये क्षेत्रों एवं बाजारों में प्रवेश करने की क्षमता बढ़ाता है। इलेक्ट्रॉनिक डाटा इन्टरबेन्ज उस सामान्य व्यावसायिक भाषा को उपलब्ध कराता है जो विश्वभर में कहीं भी बोर्डिंग पर व्यावसायिक भागीदार की सुविधा देती है।
   • यह इलेक्ट्रॉनिक विकल्पों से कागजी प्रक्रियाओं को हटाकर कॉर्पोरेट सामाजिक उत्तरदायित्व एवं स्थायित्व को बढ़ाता है। इससे धनराशि बचती है तथा कार्बन डाई आक्साइड का उत्सर्जन घटता है।
   • सिस्टम कागज की आवश्यकता को समाप्त करता है। यह धनराशि में बचत करता है तथा वातावरण को सुरक्षित रखता है।
5. अन्य लाभ – इलेक्ट्रॉनिक डाटा इन्टरचेन्ज के अन्य कुछ लाभ निम्नलिखित हैं :
   • यह कार्यों की पुनरावृत्ति को समाप्त करता है।
     
     
   • इससे प्रपत्रों को शीघ्र हस्तांतरित किया जा सकता है तथा प्रोसेसिंग की गलतियाँ कम की जा सकती है।
   • अधिक प्रभावशाली प्रोसेसिंग ग्राहक सेवा में सुधार कर सकती है इससे ग्राहक आधार बढ़ता है।
   • सूचनाओं को शीघ्र एवं प्रभावशाली तरीके से प्रसारित किया जा सकता है। उत्पादकता बढ़ती है तथा प्रति उत्तर शीघ्र प्राप्त होता है एवं सूचना का प्रबन्ध सरल हो जाता है।

इलेक्ट्रॉनिक डाटा इन्टरचेन्ज की हानियां

इलेक्ट्रॉनिक डाटा इन्टरचेन्ज की हानियाँ निम्नलिखित हैं

1. XML जोकि कठोरतापूर्वक प्रमापित नहीं होता के विपरीत बहुत से लोग इलेक्ट्रॉनिक डाटा इन्टरचेन्ज को बहुत अधिक मानकों वाला मानते हैं।
2. बहुत से मानक निकाय है जिन्होंने इलेक्ट्रॉनिक डाटा इन्टरचेन्ज के लिए स्टैण्डर्ड डाक्यूमेन्ट फॉर्मेट विकसित किए है जो समस्याएँ उत्पन्न कर सकते हैं।
3. ये मानक निकाय मानकों की समीक्षा पर जोर देते हैं जिससे उस स्थिति में समस्याएँ आ सकती हैं जब व्यावसायिक भागीदार की अपेक्षा हमारे पास अधिक नया वर्जन हो।

4. इलेक्ट्रॉनिक डाटा इन्टरचेन्ज सिस्टम अधिक व्ययी होने के कारण छोटे व्यवसायों में इनका प्रयोग नहीं किया जा सकता है।

5. बहुत से बड़े संगठन केवल उनके साथ कार्य करेंगे जो इलेक्ट्रॉनिक डाटा इन्टरचेन्ज का उपयोग करते हॉ, इससे व्यवसाय छोटी कम्पनियों के रूप में सीमित हो सकता है।